Geçenlerde öğrencilerimden biri ilginç bir soru sordu. Bu öğrencim Levent'te bir firmada çalışıyor, ve çalıştığı firma Amerikalı bir yönetici grubuna devredilmiş. Hocam, İngilizce iş emaili yazarken nelere dikkat etmeliyim sizce diye bir soru sordu bana. Ben de buna dayanarak aşağıdaki yazıyı yazmaya karar verdim.

İngilizce iş e-maili yazarken dikkat etmeniz gereken birçok nokta var. Bununla ilgili soru gelmediği sürece derslerimde değindiğim bir konu değil, ancak yine de aşağıda bu noktaları sıraladım.

1. İngilizce İş Emaili Yazarken Temel Kurallar:

• Kısa ve Öz Olun: İş e-mailleri genellikle hızlıca okunur. Bu nedenle, mesajınızı net ve öz bir şekilde iletmek önemlidir. Gereksiz detaylardan kaçının ve konuya doğrudan gelin.
• Doğru Dil Kullanın: Resmi bir dil kullanmaya özen gösterin. Argo, kısaltmalar veya samimi ifadelerden kaçının. Bununla ilgili aşağıda size yardımcı olabilecek bir Google Chrome extension'ı bırakacacğım.
• Grammar ve Yazım Hatalarından Kaçının: E-mailinizi göndermeden önce mutlaka kontrol edin. Gerekirse bir yazım denetleyicisi (örneğin Grammarly) kullanın veya ana dili İngilizce olan birinden yardım isteyin. Ben kişisel olarak Grammarly veya Grammar Checker kullanmanızı öneririm. Bunlar bilgisayarda da telefonda da kullanılabilir.
• Net Bir Konu Başlığı Ekleyin: E-mailinizin konusunu özetleyen kısa ve net bir başlık kullanın. Bu, alıcının e-mailinizi hızlıca anlamasına ve önceliklendirmesine yardımcı olur.

2. Biçimlendirme ve Yapı:

• Uygun Bir Selamlama Kullanın: E-mailinize uygun bir selamlama ile başlayın. Bunlar İngilizce dilinde olmazsa olmaz. Örneğin:
  • Resmi: "Dear Mr./Ms. [Soyadı]," veya "Dear Sir/Madam,"
  • Daha Az Resmi: "Dear [Adı]," veya "Hello [Adı],"
• Paragraflar Kullanın: Metninizi kısa ve öz paragraflara ayırın. Bu, okunabilirliği artırır. Ve unutmayın, kimse uzun bir mail okumayı sevmez.
• Noktalama İşaretlerine Dikkat Edin: Doğru noktalama işaretleri kullanmak, mesajınızın net bir şekilde anlaşılmasını sağlar.
• Uygun Bir Kapanış Kullanın: E-mailinizi uygun bir kapanış ile bitirin. Örneğin:
  • Resmi: "Sincerely," "Yours sincerely," veya "Yours faithfully,"
  • Daha Az Resmi: "Best regards," "Kind regards," veya "Best,"
• İmza Ekleyin: Adınız, unvanınız, şirketiniz ve iletişim bilgileriniz gibi bilgileri içeren bir imza ekleyin.

3. İçerik ve Üslup:

• Amacınızı Net Bir Şekilde Belirtin: E-mailinizin nedenini ve ne istediğinizi en başından net bir şekilde açıklayın.
• Nazik ve Saygılı Olun: Her zaman nazik ve saygılı bir üslup kullanın. Teşekkür etmeyi ve özür dilemeyi unutmayın.
• Açık ve Anlaşılır Olun: Karmaşık cümlelerden ve teknik terimlerden kaçının. Mesajınızın herkes tarafından kolayca anlaşılmasını sağlayın.
• İstenen Eylemi Belirtin: Alıcıdan ne yapmasını beklediğinizi net bir şekilde ifade edin. Örneğin, bir cevap bekliyorsanız bunu belirtin.

4. İngilizce İş Emaili Yazarken Kullanabilecceğiz Kalıplar:

• Selamlama:
  • "Dear Mr. Smith,"
  • "Hello John,"
• Amacı Belirtme:
  • "I am writing to inquire about..." (…hakkında bilgi almak için yazıyorum.)
  • "I am writing to confirm..." (…teyit etmek için yazıyorum.)
• Teşekkür:
  • "Thank you for your prompt response." (Hızlı yanıtınız için teşekkür ederim.)
  • "Thank you for your time and consideration." (Zamanınız ve değerlendirmeniz için teşekkür ederim.)
• Kapanış:
  • "I look forward to hearing from you soon." (Yakında sizden haber almayı umuyorum.)
  • "Please do not hesitate to contact me if you have any questions." (Herhangi bir sorunuz olursa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.)

Bu ipuçlarını takip ederek etkili ve profesyonel İngilizce iş e-mailleri yazabilirsiniz. Başarılar.

Öğrencilerimin İngilizce öğrenmedeki başarı hikayeleri

Kendisinden sadece 1.5 saat süren speaking dersi aldım ve zamanın su gibi akıp geçtiğini hatırlıyorum. Sizlere oldukça ilginç ve zihin açıcı sorular yöneltiyor.

Ayşegül D. - Öğretmen

Derslere 2023 yazında başladık fakat iş hayatındaki zorlu süreç maalesef dersleri bırakmama sebep olmuştu. 2024 yılı itibariyle tekrar başladık. Geç bir saatte ders alabiliyorum ve hocanın bu konudaki anlayışlı tavrı çok değerli.

Gülcan E. - Doktor

Çok kısa bir süre eğitim almama rağmen bana konuşma için özgüven veren, öğretim tarzı ve bilgi aktarımı üst seviye olan değerli bir öğretmenimizdi Canberk Hoca.

Nevra D. - IT Uzmanı